Todos sabemos que hoy en día pocas cosas son para toda la vida y los Administradores de Fincas no son precisamente una excepción. Muchas pueden ser las razones que motiven a los propietarios de una comunidad de vecinos para promover el cambio de su actual administrador; entre ellas, una mala gestión de la comunidad, la falta de comunicación entre el administrador y sus administrados, la reducción del coste de administración, la pérdida de confianza, el cese voluntario del propio administrador, la búsqueda de un aumento en los servicios, en definitiva un extenso etc. que hacen que los propietarios decidan promover el cambio y ponerse en marcha hacia la búsqueda de un nuevo gestor para su comunidad. Es importante recordar que existe aprobado por los vecinos una orden de mandato remunerado con vinculación anual entre el secretario-administrador y la comunidad; sólo salvo que existan hechos notorios de una mala gestión, es aconsejable y conveniente respetar ese plazo. Una vez comprobado este extremo se debe tener en cuenta todo el proceso formal que debe seguir cualquier comunidad para evitar crear complicaciones innecesarias. En cualquier caso es importante tener en cuenta lo siguiente:
Lo habitual en estos casos es que el Presidente o los propietarios promotores del cambio, convoquen al resto de vecinos a una reunión extraordinaria dónde tratar el tema y exponer los motivos por los cuales se propone la revocación del cargo del actual administrador, y en su caso el nombramiento del nuevo. En la convocatoria es necesario que figure claramente el nombre de quién la promueve (una o varias personas), el motivo, el día, la hora y el lugar de la reunión, presentación de nuevos candidatos y presupuestos. Si en la reunión no se encuentra el actual administrador, la junta de propietarios nombrará un secretario accidental que se encargará de tomar buena nota de lo acontecido en la misma y de los acuerdos alcanzados redactando el acta de la asamblea. El cese del administrador sólo debe aprobarse si se cuenta con el voto de la mayoría de los propietarios asistentes que a su vez representen la mayoría de las cuotas de participación. En el caso de que se revoque el cargo, el Presidente o persona debidamente autorizada, notificará al administrador su cese, por escrito y acompañando una copia del acta dónde figure el acuerdo aprobado. El administrador dispondrá de un máximo de 30 días para preparar y entregar toda la documentación.
Es conveniente establecer la fecha de cese para el actual administrador y la fecha del nombramiento del nuevo, de esta forma la comunidad garantizará que el cargo de secretario-administrador está representado en todo momento por la figura de una profesional externo.
Sin lugar a dudas, en la selección de un nuevo administrador debe existir un análisis exhaustivo previo; obtener toda la información relacionada con los candidatos y los servicios que ofrece será de suma importancia para no equivocarse en la elección. A continuación se relacionan algunos consejos sobre aspectos importantes a tener en cuenta:
- La imagen corporativa y organizativa que la empresa de administración proyecta al público.
- Si ha existido entrevista personal: impresión recibida en el primer contacto con el Administrador.
- Las titulaciones del Administrador/es y sus colaboradores.
- La profesionalidad, años de experiencia en el sector y colegiación de los asesores inmobiliarios.
- La forma y presentación del presupuesto y otros documentos entregados por el Administrador.
- La explicación y detalles en la gestión del administrador.
- La existencia de un interlocutor responsable directamente relacionado con la finca.
- El sistema económico-contable utilizado por el Administrador de Fincas (Anotaciones en cuenta de la Comunidad de Propietarios o sistema de anotaciones en cuenta única)
- Si la Comunidad de Propietarios mantiene cuenta bancaria propia.
- El número de comunidades administradas.
- Los horarios de atención al público.
- Los servicios de asistencia a la comunidad y la relación de contactos y colaboradores.
- Los medios y recursos con los que cuenta la oficina del administrador. (metros cuadrados de oficina, salas de Juntas, despachos, medios audiovisuales de apoyo documental).
- El sistema de comunicación utilizado por el administrador con sus administrados.
- El servicio de una oficina virtual en internet.
- La localización en páginas web o redes sociales.
- Los servicios de emisión de notas o publicación en el blog del administrador.
- Otros servicios generales ofrecidos que pueden vincularse con el de administración de fincas (Asesoría laboral, fiscal, jurídica, correduría de seguros, etc.) y como no...
- El coste de los servicios.
Todos sabemos que el tópico: "lo barato, al final acaba siendo lo más caro" es una realidad que en muchas ocasiones se justifica. Por ello se entiende que escoger la opción más económica no siempre resulta la más aconsejable, sobre todo si antes no se ha establecido un estudio en el que incluya: la oferta de servicios, la calidad de los mismos y su precio (relación calidad/precio). Estudiar pormenorizadamente la oferta, haciendo al mismo tiempo un ejercicio de cálculo en el que se tenga en cuenta el ahorro que supone contar con todas las ventajas debería decantar la balanza hacia otras alternativas, quizá menos económicas a priori, pero más rentables después del análisis. Pensar en la red de servicios que se ofrece de forma integral y evaluarla convenientemente supone un ahorro considerable y una mejora en la atención y calidad del servicio que se repercute a la comunidad y beneficia a todos sus propietarios. Para ello es necesario tener en cuenta que el ahorro no sólo debe entenderse como una diferencia económica, sino también como parte sustancial de un algo no consumido por el propietario: tiempo de gestión con el administrador, organización personal, preocupaciones y otros muchos aspectos valorables. Es importante recordar antes de tomar la decisión, la siguiente máxima: "Quién sólo ofrece un precio bajo para atraer al cliente, es que no tiene otros servicios característicos que ofrecerle".
En GESMONT Gestions Montilivi, somos conscientes de la importancia de todos estos valores añadidos, por ello forman parte del perfil profesional que mostramos a nuestros clientes y en especial a aquellos que todavía no nos conocen. Si la decisión de tu comunidad de propietarios ha sido contratar nuestros servicios, debes saber que nosotros te asesoramos convenientemente y nos encargamos personalmente de todo el proceso del cambio de administración sin que suponga para ti una pérdida de tiempo.
Queremos AHORRARTE tiempo, dedicación, gestión y dinero... por eso, el lema que se incluye siempre en todas nuestras campañas "TRABAJAMOS PARA OFRECERTE EL MEJOR SERVICIO", nos recuerda el objetivo y nos motiva para ampliar y mejorar nuestros servicios continuamente.
Gracias por haber dedicado tu tiempo a leer nuestro artículo. Estamos seguros que nuestros consejos ayudarán a tu comunidad a tomar la mejor decisión.
GESMONT, Gestions Montilivi, sl
Administradores de Fincas colegiados